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Das Eisenhower-Prinzip

Viel getan und nichts erledigt? Um effektiv zu arbeiten sollte man sich die Arbeiten überlegen und einteilen. Man sollte also zuerst gründlich über seine Arbeitspakete nachdenken, um dann eine überlegte Entscheidung zu treffen. Natürlich spielt der Aufwand an Zeit und Geld bzw. Sachmitteln für die Erledigung eine Rolle. Außerdem sollte bewußt sein, was bedeutet dringend und was bedeutet wichtig ?

dringend

wichtig

ist zeitlich zu verstehen. Dringende Arbeitspakete sind terminiert. Bei Fristeinhaltung entsteht(oft hoher, einmaliger) Nutzen bzw. kein Schaden. ist sachlich zu verstehen. Wichtige Maßnahmen verbessern den Betrieb oder bringen uns einen Ziel näher. Sobald diese Arbeiten erledigt sind, bestehen (oft geringe aber andauernde) Vorteile bzw. keine Nachteile mehr.

Konflikte gibt es, wenn man dringende und wichtige Arbeiten gleichzeitig erledigen soll. Dann muß man sich Prioritäten setzen. Und diese sollten so aussehen:

Priorität

  1. dringend und wichtig
  2. dringend aber nicht wichtig
  3. wichtig aber nicht dringend
  4. weder dringend noch wichtig

oder in Tabellenform:

Eigenschaften des
Arbeitspaketes
sachlich
wichtig
sachlich
unwichtig
zeitlich
dringend
Priorität 1
sofort selber erledigen
Priorität 2
sobald wie möglich erledigen
zeitlich
nicht dringend
Priorität 3
später erledigen, aber jetzt schon Zeit dafür einplanen
Priorität 4
Füllarbeiten auch notieren und erledigen, möglichst delegieren

Ohne ein paar Notizen wird man also nicht auskommen. Wichtig ist die Reihung und der Zeitbedarf für die Arbeitspakete oder für den den Tag. Die Zeit zur Erledigung der Arbeitspakete sollte großzügig bemessen/geschätzt sein. Denn oft kommt was dazwischen. Ein Rechnerabsturz oder ein Anruf. Und dabei sollte man auch gleich an einen weiteren wichtigen Punkt denken: an

Pausen und Pufferzeiten

Grundsätzlich sind mehrere kleine Pausen besser als eine ewig lange, die mit dem Feierabend verwechselt werden kann. Auf jeden Fall gehören Pausen zum Zeitmanagement. Oder können Sie 12 Stunden täglich Leistungssport treiben?
Und die Länge der Pufferzeiten? Wenn man sich an einen organisierten Tagesablauf gewöhnt hat, wird man die Reservezeiten sicher zuverlässiger schätzen können. Anfangs sollte man von ca. 40% der vorausgeschätzten Zeit ausgehen.


Eine Tages-Einteilung nach Prioritäten und Zeitbedarf ist sehr oft sinnvoll: ob die Arbeitspakete nun ein Hobby betreffen oder den Papierstapel auf irgendeinem Schreibtisch einer großen Firma. Der US-Präsident Eisenhower soll so seine Arbeit bewußt eingeteilt haben. Aber haben das nicht, mehr oder weniger unbewußt, alle Menschen immer schon so gemacht?

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